Was muss auf Hotelrechnung stehen?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was muss auf Hotelrechnung stehen?
2. Wie hoch dürfen Hotelkosten sein?
3. Was gehört zu Übernachtungskosten?
4. Wie werden Übernachtungen versteuert?
5. Wie schreibt man eine Hotelrechnung?
6. Wie wird eine Dienstreise abgerechnet?
7. Wie berechne ich Hotelkosten weiter?
8. Wie viel darf ein Hotel pro Nacht Kosten?
9. Sind Hotelkosten Reisekosten?
10. Wann 7 und wann 19 %?
11. Wann 7 Wann 19 MWST Hotel?
12. Sind Hotelkosten steuerlich absetzbar?
13. Wie viel Cent pro km Dienstreise?
14. Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
15. Wie viel Prozent auf Hotelübernachtung?

Was muss auf Hotelrechnung stehen?

Eine Erstattung von durch das Hotel in Rechnung gestellten Übernachtungskosten inklusive der Frühstückskosten ist nur bei einer „arbeitgeberveranlassten Buchung“ möglich. 

Damit diese "arbeitgeberveranlasste Buchung" mit der Rechnung dokumentiert wird, ist es zwingend erforderlich, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber/Dienstherrn ausgestellt ist und der Name der/des Dienstreisenden nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird.

Wie hoch dürfen Hotelkosten sein?

Belege rechtzeitig einreichen

Es empfiehlt sich, die für die Erstattung von Reise- und Übernachtungskosten notwendigen Belege (z. B. Hotelrechnung) zeitnah nach einzureichen: Bei den erstattungsfähigen Reisekosten kann eine Zahlung nur bis zu einer Zeit von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Danach besteht kein Anspruch mehr. Gleichzeitig gelten nur Einsätze außerhalb des eigentlichen Dienstorts (der ersten Tätigkeitsstätte) als Dienstreise, die nicht länger als drei Monate dauern.

Was gehört zu Übernachtungskosten?

Die Übernachtungspauschale zählt zu den Reisekosten. Das sind die Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen – zum Beispiel zu Meetings, die weder zuhause noch an der regelmäßigen Tätigkeitsstätte stattfinden. Wer nicht nur für einen Tag verreist, muss in der Regel irgendwo auswärts übernachten und erhält für diesen Aufenthalt unter gewissen Voraussetzungen eine Übernachtungspauschale. Für Reisen innerhalb von Deutschland liegt diese bei 20 Euro pro Nacht – außerhalb unserer Grenzen unterscheidet sie sich von Land zu Land.

Mehr noch als von der Übernachtungspauschale würde der Reisende aber davon profitieren, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten übernimmt. Denn in der Regel lassen sich mit der Pauschale von 20 Euro keine Hotelkosten in Deutschland zahlen. Ob der Arbeitgeber die Kosten aber trägt, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und sollte im Vorfeld besprochen werden. Manche Arbeitgeber übernehmen sie vollständig, manche anteilig in Form der Übernachtungspauschale und wiederum andere gar nicht. In dem Fall macht es Sinn, die Kosten bei der Steuererklärung anzusetzen.

Während die Übernachtungspauschale im deutschen Inland mit 20 Euro sehr niedrig angesetzt ist, sind die Zahlen im Ausland ganz andere. Sie unterscheiden sich von Land zu Land und richten sich in der Regel danach, wie teuer das Leben vor Ort ist. Das kann sich sogar von Stadt zu Stadt unterscheiden: Der Pauschbetrag für eine Übernachtung in London liegt höher als in anderen englischen Städten. 

In unserem Guide zum Verpflegungsmehraufwand listen wir tabellarisch auf, wie hoch die Übernachtungspauschale für die relevantesten unterschiedlichen Länder und Städte jeweils ist. 

Wie werden Übernachtungen versteuert?

Die Übernachtungspauschale zählt zu den Reisekosten. Das sind die Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen – zum Beispiel zu Meetings, die weder zuhause noch an der regelmäßigen Tätigkeitsstätte stattfinden. Wer nicht nur für einen Tag verreist, muss in der Regel irgendwo auswärts übernachten und erhält für diesen Aufenthalt unter gewissen Voraussetzungen eine Übernachtungspauschale. Für Reisen innerhalb von Deutschland liegt diese bei 20 Euro pro Nacht – außerhalb unserer Grenzen unterscheidet sie sich von Land zu Land.

Mehr noch als von der Übernachtungspauschale würde der Reisende aber davon profitieren, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten übernimmt. Denn in der Regel lassen sich mit der Pauschale von 20 Euro keine Hotelkosten in Deutschland zahlen. Ob der Arbeitgeber die Kosten aber trägt, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und sollte im Vorfeld besprochen werden. Manche Arbeitgeber übernehmen sie vollständig, manche anteilig in Form der Übernachtungspauschale und wiederum andere gar nicht. In dem Fall macht es Sinn, die Kosten bei der Steuererklärung anzusetzen.

Während die Übernachtungspauschale im deutschen Inland mit 20 Euro sehr niedrig angesetzt ist, sind die Zahlen im Ausland ganz andere. Sie unterscheiden sich von Land zu Land und richten sich in der Regel danach, wie teuer das Leben vor Ort ist. Das kann sich sogar von Stadt zu Stadt unterscheiden: Der Pauschbetrag für eine Übernachtung in London liegt höher als in anderen englischen Städten. 

In unserem Guide zum Verpflegungsmehraufwand listen wir tabellarisch auf, wie hoch die Übernachtungspauschale für die relevantesten unterschiedlichen Länder und Städte jeweils ist. 

Wie schreibt man eine Hotelrechnung?

Im Gegensatz zum Namen landet ein Willkommensbrief nicht im Briefkasten der Gäste. Ein Hotel-Begrüßungsbrief ist eine Nachricht, die den Gast begrüßen und wichtige Informationen zu Beginn seines Aufenthalts bereitstellen soll. Einige Hotels drucken Willkommensbriefe aus und schieben sie unter die Zimmertüren, während andere Hotels ihre Willkommensbriefe automatisch (und digital) versenden, ausgelöst durch Funktionen wie eine PMS -Integration, die eine E-Mail über Hotel-CRM , SMS über Gäste-Messaging-Software oder Hardware über Hospitality auslöst TV , Gäste-App oder Gästezimmer-Tablets . Manche Hotels machen beides!

Ein Willkommensbrief ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Gästen zu zeigen, dass Sie sich auf ihren bevorstehenden Aufenthalt freuen und dass es Ihnen wichtig ist, ihre Erfahrung zu einem positiven Erlebnis zu machen. Indem Sie Gäste zu Beginn ihres Aufenthalts proaktiv ansprechen, können Sie im Idealfall mit einem positiven ersten Eindruck beginnen, der sich über die gesamte Zeit Ihrer Gäste in der Unterkunft erstreckt. Wenn sie auschecken, verlassen sie das Hotel mit glücklichen Erinnerungen und der Absicht, wieder bei Ihnen zu bleiben.

Wenn Sie noch keine Willkommens-E-Mails versenden, fragen Sie sich vielleicht, ob es sich lohnt, eine Vorlage zu erstellen, sie für jeden Gast anzupassen und sie jedem Gast einzeln zuzusenden. Die gute Nachricht ist, dass die Technologie die schwere Arbeit für Sie übernehmen kann. Ihr Property-Management-System oder Customer-Relationship-Management-Tool kann Ihre Begrüßungsschreiben-Vorlage anwenden und automatisch an Gäste senden. Alles, was Sie tun müssen, ist die Vorlage und den Auslöser zu erstellen, damit er nach Ihrem gewünschten Zeitplan gesendet wird.

Wie wird eine Dienstreise abgerechnet?

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Die Reisekostenvergütung darf in diesem Fall die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebenden Kosten nicht übersteigen. 

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt. 

Wie berechne ich Hotelkosten weiter?

Auf Übernachtungsleistungen der Gastwirte und Hoteliers wird bekanntlich der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % fällig. Berechnen Auftraggeber Übernachtungskosten als Spesen ihren Auftragnehmern weiter (z. B. von Kundendiensteinsätzen, Bauprojekten, Beratungen usw.), ist auf die Übernachtungskosten ein Mehrwertsteuersatz von 19 % zu verrechnen. Denn es werden dem Auftragnehmer Kosten weiterberechnet und keine Übernachtungsleistungen verschafft.

Wie viel darf ein Hotel pro Nacht Kosten?

Arbeitnehmer brauchen keine Einzelbelege für beruflich bedingte Übernachtungen einzureichen, sondern können sich eine Pauschale von ihrem Chef steuerfrei erstatten lassen. In Deutschland beträgt sie zwar nur 20 Euro pro Nacht, was meist viel niedriger ist als die tatsächlichen Kosten. Steuerlich interessant wird es jedoch im Ausland, wo die Übernachtungspauschalen zwischen 36 und 220 Euro liegen.

Steuersparmodell 1: Zusätzliches Gehalt. Egal wie niedrig Ihre Kosten tatsächlich waren, Sie dürfen sich immer die Pauschale auszahlen lassen. Wenn Sie also in Neapel, Italien, 40 Euro pro Nacht in einer Pension ausgeben, darf Ihnen Ihr Chef trotzdem pauschal 100 Euro pro Nacht "ersetzen". Also 60 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung. Bei einer Geschäftsreise mit 5 Übernachtungen kommen so 5 x 60 = 300 Euro zusätzliches Gehalt zusammen. Steuerfreie Gehalts-Extras in dieser Höhe sind eine Seltenheit im deutschen Steuerrecht.

Steuer-Tipp: Sie dürfen im Jahr beliebig zwischen der Pauschale und der Einzelabrechnung wechseln. Sie wählen also für jede Geschäftsreise und jede Übernachtung die günstigste Abrechnungsmethode.

Im Zuge der Erhöhung der Verpflegungspauschalen für das Jahr 2020 hat das Bundekabinett eine neue Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer in Höhe von 8 Euro pro Übernachtung beschlossen, die während der Ausübung ihres Berufs im Führerhaus ihres Lkws übernachten.

Mit dieser neuen Pauschale sollen ab sofort die Gebühren für die Nutzung sanitärer Einrichtungen, Parkgebühren auf Raststätten oder Kosten für die Reinigung der Lkw-Schlafkabine abgedeckt werden.

Zwei Möglichkeiten, die neue Pauschale geltend zu machen

Sind Hotelkosten Reisekosten?

Ob und inwieweit Reisekosten steuerlich berücksichtigungsfähig sind, hängt davon ab, ob eine Reise beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist. Ist eine berufliche oder betriebliche Veranlassung gegeben, sind die Reisekosten bei Selbständigen Betriebsausgaben bzw. bei Arbeitnehmern Werbungskosten. Werden allerdings Kosten ersetzt, so ergeben sich bei Dienstreisen von Arbeitnehmern Abgrenzungsfragen.

Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Reisenden frei. Bei Benutzung eines Mietwagens oder eines öffentlichen Verkehrsmittels (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Benutzt der Reisende für die Geschäftsreise einen Dienstwagen, sind die Aufwendungen in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers bzw. Unternehmers enthalten. Verwendet er dagegen ein Privatfahrzeug, stehen verschiedene Varianten zur Auswahl: a) Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis, b) Abzug eines – anhand tatsächlicher Kosten ermittelten – fahrzeugindividuellen Kilometersatzes oder c) Abzug einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Auto-Kilometer (in Österreich 0,35 € pro km, ab 2008 0,42 € pro km). Bei Benutzung eines Motorrads – siehe unten. (R 9.5 LStR 2011, i. V. m. § 5 II BRKG)

Zu a) Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Zu b) Eine Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung). Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden und auch in den Folgejahren – bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse – angewendet werden.

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten. Lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen.

Beispiel: Eine inländische Hotelrechnung lautet „Übernachtung mit Frühstück 106,50 €“. Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen 20 % von 24 €, d. h. 4,80 €. Steuerfrei ersetzbare Kosten der Unterkunft liegen i. H. v. 101,70 € vor.

Bei Übernachtungen im Inland müssen die Übernachtungskosten grundsätzlich im Einzelnen nachgewiesen werden. Sie können geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind (→ BFH vom 12. September 2001 – BStBl II S. 775). Die in diesem Zusammenhang oft genannte Übernachtungspauschale von 20,00 Euro bezieht sich nur auf die weiter unten beschriebene Möglichkeit der steuerfreien Erstattung von Aufwendungen durch den Arbeitgeber. Meist wird sie jedoch auch von den Finanzämtern anerkannt, außer bei Übernachtung im Fahrzeug.

Wann 7 und wann 19 %?

Ob eine Streichung der Mehrwertsteuer für einige ausgewählte Grundnahrungsmittel die deutschen Verbraucher wirklich merklich entlasten würde, ist allerdings nicht sicher: Schon jetzt liegt der Steuersatz für Obst und Gemüse nur bei ermäßigten sieben Prozent.

Wann 7 Wann 19 MWST Hotel?

Der Bundesrat beschließt: Auch 2023 gilt in der Gastronomie der ermäßigte Mehrwertsteuersatz. 

Speisen werden auch im Jahr 2023 im Restaurant nicht mit höherer Mehrwertsteuer belastet. Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 7. Oktober 2022 dem Achten Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuer und damit der weiteren Anwendung des ermäßigten Steuersatzes von 7 Prozent für Speisen zugestimmt.

Sind Hotelkosten steuerlich absetzbar?

• Wenn Sie aus beruflichen Gründen auswärts übernachten und aus diesem Grund ein Hotelzimmer buchen, dann können Sie diese Kosten von der Steuer absetzen, müssen hierbei jedoch einiges beachten:
• Die Hotelkosten bestehen nicht nur aus den reinen Übernachtungskosten. Sie werden sicherlich ein Zimmer mit Frühstück gebucht haben oder das Frühstück selbst bezahlt haben. Ferner müssen Sie natürlich zu Abend essen und haben sich eventuell aus der vorhandenen Minibar bedient. Um diese Kosten absetzen zu können, müssen Sie diese erst differieren:
• Die reinen Übernachtungskosten werden mit einem vergünstigten Steuersatz von 7% berechnet. Sollte das Frühstück im Zimmerpreis inbegriffen sein, so werden auch diese Kosten mit dem vergünstigten Steuersatz angesetzt. Im anderen Fall - wenn Sie das Frühstück selbst bezahlt haben - wird das Frühstück mit dem regulären Steuersatz berechnet. Gleiches gilt für das Abendessen und den Verzehr aus der Minibar.

Wie viel Cent pro km Dienstreise?

Fahrtkosten mit Kilometerpauschale absetzen

• 6 Min.
• 23. Februar 2023

Sie sind beruflich viel unterwegs und die Fahrtkosten summieren sich? Glücklicherweise können Sie einen Teil dieser Ausgaben über die Kilometerpauschale von der Steuer absetzen. Doch was genau ist die Kilometerpauschale? Wie hoch ist sie? Und worin liegt der Unterschied zur Pendler- und Mobilitätspauschale? In diesem Blogartikel liefern wir Tipps und alles Wissenswerte zum Thema.

Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

Wie wird speziell die Auslöse Deutschland berechnet, also wenn die Dienstreise Spesen ausschließlich in Deutschland entstanden sind?

Spesen bei der Dienstreise werden nicht vom Arbeitgeber bestimmt, wie etwa der Lohn. Vielmehr legt das Finanzministerium jedes Jahr eine neue Spesenpauschale fest, die allgemeine Gültigkeit besitzt. Es gibt eine große Spesenpauschale und eine kleine Spesenpauschale. Unter die kleine Spesenpauschale fallen Spesen bei Dienstreisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern. Auch die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen fallen hierunter. Die Spesen Dienstreise betragen ab 8 Stunden 14 €.

Die große Spesenpauschale gilt bei mehrtägigen Reisen. Diese Auslösen gibt es für eine volle 24-stündige Abwesenheit, die aus beruflichen Gründen erfolgen muss. Der Tagessatz für die Auslöse liegt bei 28 €, wobei die Reisekosten exklusive Spesen (Übernachtungskosten) 20 € betragen.

Ist ein Angestellter mehr als drei Monate aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit am gleichen Ort, so verfällt sein Anspruch auf die Auslöse. Diese Frist von drei Monaten wird auch dann unterbrochen, wenn ein Mitarbeiter diesen Ort für vier Wochen nicht mehr bereist. Die Auslöse kann dem Mitarbeiter gekürzt werden, wenn er sich nicht selbst verpflegt während seiner Geschäftsreise, sondern wenn die Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen wird. Darunter fällt etwa ein Mittagessen, welches vom Arbeitgeber bezahlt wird. Die Auslöse reduziert sich dann entsprechend.

Wie viel Prozent auf Hotelübernachtung?

Für Übernachtungen in Hotels oder Pensionen wurde der Umsatzsteuersatz von 19 auf sieben Prozent gesenkt. Welche Hotelleistungen fallen unter diesen ermäßigten Satz? Was müssen Hoteliers und Unternehmen bei der Rechnungsstellung beachten?

Schon Januar 2010 wurde der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen in Hotels, Pensionen oder Appartements und auch auf Campingplätzen von 19 Prozent auf den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent gesenkt.

Das beschert Hoteliers, Betreibern oder Vermietern einerseits einen höheren Gewinn, wenn sie die Steuersenkung nicht weitergeben. Es bedeutet andererseits aber auch einigen Mehraufwand bei der steuerlichen Aufzeichnung in der Buchhaltung, denn die Ermäßigung hat ihre Grenzen.

Die Grenzen: Unterschiede bei den erbrachten Leistungen

Der ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt nur für die kurzfristige Vermietung (bis zu sechs Monate) und für unmittelbar der Beherbergung dienende Nebenleistungen.

Zu diesen Nebenleistungen zählen beispielsweise