Was genau ist eine Proforma-Rechnung?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was genau ist eine Proforma-Rechnung?
2. Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer normalen Rechnung?
3. Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?
4. Für was braucht man eine Proforma-Rechnung?
5. Kann man eine Proforma-Rechnung bezahlen?
6. Wie hoch darf eine Proforma-Rechnung sein?
7. Hat eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?

Was genau ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung («pro forma invoice» auf Englisch) ist keine richtige Rechnung, sondern ein Beleg, der lediglich der Form wegen ausgestellt wird. Eine Proforma-Rechnung muss nicht beglichen werden und wird nicht in der Buchhaltung erfasst.

Eine Proforma-Rechnung wird meistens dann ausgestellt, wenn kostenlose Mustersendungen oder kostenlose Ersatzteile - also Waren ohne Handelswert - von der Schweiz z. B. in das europäische Ausland versandt werden. Waren mit Handelswert, hingegen, muss eine reguläre Handelsrechnung beigefügt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer normalen Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im eigentlichen Sinne; aber eben auch eine spezielle Rechnung für spezielle Anlässe. Während Sie mit einer “normalen” Rechnung die gelieferte Ware oder geleistete (Dienst-) Leistung abrechnen und den Empfänger zur Zahlung auffordern, wird die Proforma-Rechnung in erster Linie der Form wegen ausgestellt (lat. “pro forma” bedeutet “nur der Form halber”). Daher fehlt in diesem Dokument stets die Zahlungsaufforderung – diese wird mit dem Beleg grundsätzlich nicht bezweckt.

Zudem löst eine Proforma-Rechnung im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus, während eine Rechnung stets einen Eintrag auf Soll und Haben in den Rechnungswesen-Systemen findet. Beide Belege sind auch streng voneinander zu trennen; die Umwandlung einer Proforma-Rechnung in eine “normale” Rechnung ist daher – auch wenn es in der Praxis gerne durchgeführt wird – nicht vorgesehen und nicht möglich.

Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im eigentlichen Sinne; aber eben auch eine spezielle Rechnung für spezielle Anlässe. Während Sie mit einer “normalen” Rechnung die gelieferte Ware oder geleistete (Dienst-) Leistung abrechnen und den Empfänger zur Zahlung auffordern, wird die Proforma-Rechnung in erster Linie der Form wegen ausgestellt (lat. “pro forma” bedeutet “nur der Form halber”). Daher fehlt in diesem Dokument stets die Zahlungsaufforderung – diese wird mit dem Beleg grundsätzlich nicht bezweckt.

Zudem löst eine Proforma-Rechnung im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus, während eine Rechnung stets einen Eintrag auf Soll und Haben in den Rechnungswesen-Systemen findet. Beide Belege sind auch streng voneinander zu trennen; die Umwandlung einer Proforma-Rechnung in eine “normale” Rechnung ist daher – auch wenn es in der Praxis gerne durchgeführt wird – nicht vorgesehen und nicht möglich.

Für was braucht man eine Proforma-Rechnung?

Der typische Einsatzbereich für diese Rechnungsart sind Geschäfte mit Drittländern. Versenden Unternehmen Waren in ein Drittland (z. B. Schweiz, Norwegen), so sind diese beim Zoll anzumelden. Hierzu ist diese Rechnungsart eines der benötigten Dokumente, das unabhängig vom tatsächlichen Warenwert stets beizulegen ist. Auch wenn die Lieferung unentgeltlich erfolgt (z. B. kostenfreies Muster), so muss der Gegenwert der Ware in der Proformarechnung ausgewiesen sein. Er wird zur zollrechtlichen Beurteilung der Sendung herangezogen.

Hinweis: Für die Exportzollabfertigung müssen der Sendung ein Original sowie drei Kopien der Proformarechnung beiliegen.

Wie eine solche Rechnung in der Praxis auszusehen hat, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es sollten jedoch folgende Inhalte vorhanden sein:

• Bezeichnung als Proformarechnung (im internationalen Geschäftsverkehr auch „pro forma invoice“)
• Name und Anschrift des Versenders und des Empfängers
• Art, Beschaffenheit, Gewicht und Menge der Waren
• Wert der Waren
• Anzahl der Verpackungsstücke
• Ursprungshinweis
• Konditionen der Lieferung
• Bankverbindung

Es gibt zudem viele Einsatzzwecke für diese Rechnungsart, bei der sie einem abgespeckten Schema folgen kann. Für die Verwendung im Inland kann beispielsweise der Ursprungshinweis entfallen. Im Zweifelsfall kann eine normale Rechnung zur Proformarechnung umfunktioniert werden, indem ihre Bezeichnung geändert wird.

Kann man eine Proforma-Rechnung bezahlen?

Der typische Einsatzbereich für diese Rechnungsart sind Geschäfte mit Drittländern. Versenden Unternehmen Waren in ein Drittland (z. B. Schweiz, Norwegen), so sind diese beim Zoll anzumelden. Hierzu ist diese Rechnungsart eines der benötigten Dokumente, das unabhängig vom tatsächlichen Warenwert stets beizulegen ist. Auch wenn die Lieferung unentgeltlich erfolgt (z. B. kostenfreies Muster), so muss der Gegenwert der Ware in der Proformarechnung ausgewiesen sein. Er wird zur zollrechtlichen Beurteilung der Sendung herangezogen.

Hinweis: Für die Exportzollabfertigung müssen der Sendung ein Original sowie drei Kopien der Proformarechnung beiliegen.

Wie eine solche Rechnung in der Praxis auszusehen hat, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es sollten jedoch folgende Inhalte vorhanden sein:

• Bezeichnung als Proformarechnung (im internationalen Geschäftsverkehr auch „pro forma invoice“)
• Name und Anschrift des Versenders und des Empfängers
• Art, Beschaffenheit, Gewicht und Menge der Waren
• Wert der Waren
• Anzahl der Verpackungsstücke
• Ursprungshinweis
• Konditionen der Lieferung
• Bankverbindung

Es gibt zudem viele Einsatzzwecke für diese Rechnungsart, bei der sie einem abgespeckten Schema folgen kann. Für die Verwendung im Inland kann beispielsweise der Ursprungshinweis entfallen. Im Zweifelsfall kann eine normale Rechnung zur Proformarechnung umfunktioniert werden, indem ihre Bezeichnung geändert wird.

Wie hoch darf eine Proforma-Rechnung sein?

Proforma-Rechnungen

Bei der Einfuhr von Waren ist dem Zoll ein Wertnachweis vorzulegen, welcher es der Behörde ermöglicht die Höhe der Einfuhrabgaben zu berechnen. Dies wird bei Handelsgeschäften üblicherweise die Handelsrechnung sein. Allerdings gibt es auch eine Reihe von Fällen, in welchen dem Empfänger der Ware keine Kosten verrechnet werden (zB Garantieleistungen, kostenlose Musterlieferungen etc.). Da aber auch bei kostenlosen Lieferungen im Bestimmungsland die Einfuhrabgaben oftmals anfallen und erhoben werden, muss der Wert der kostenlos gelieferten  Waren deklariert werden. Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung ist meist der einfachste Weg. Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei bloß um einen Beleg „der Form halber“ und ist somit kein Beleg im Sinne der kaufmännischen Aufzeichnungen und Buchführung. Die Proforma-Rechnung schafft in der Buchhaltung des Ausstellers keine Forderung bzw. ist eine Begleichung durch den Empfänger nicht erforderlich.

Hat eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?

Die Proformarechnung ist ein Dokument, dass sich in erster Linie von der herkömmlichen Rechnung unterscheidet, in dem es den Käufer nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird buchhalterisch deshalb nicht erfasst.Waren sind beim Versand in oder aus Ländern außerhalb der EU gemäß der Zollbestimmungen grundsätzlich deklarationspflichtig. Wird eine Rechnung pro forma (lat. der Form halber) ausgestellt, dann dient dies dem Zweck der Deklarationspflicht beim Warenverkehr mit Drittländern nachzukommen auch wenn keine Zahlung fällig ist.Auch wenn Waren nicht bezahlt werden, z.B. bei Mustersendung, muss gegenüber den Zollbehörden ein Warenwert angegeben werden.